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学院办公室
[发布日期:2012年10月02日 12:50:57 浏览次数:2225]

学院办公室

 

学院办公室的主要职能是协助学院党政领导开展工作,保证学院教学、科研、管理、实验室建设等正常运行。下设办公室主任、科研与国家重点实验室秘书、研究生管理秘书、安全与勤杂管理秘书、图书情报管理秘书各一个。各岗位具体职责如下:

学院办公室电话:028-84078874


 

办公室主任岗位职责:

具体岗位责任人:李海华

办公室电话:028-84078948

一、 全面负责院办公室(包括教务科)的日常管理:定期召开办公室会议,拟定办公室学期工作计划,根据实际需要分配、调整、组织协调办公室各岗位的工作。

二、 检查督促、记录办公室各岗位工作完成情况,组织办公室的业务学习、政治学习与集体活动。

三、协助院领导协调学院党政工作与其他办公室、教研室、实验中心、研究所等工作。

四、协助院领导做好上级领导、专家、学者来我院参观、访问、讲学等接待工作以及对外联络工作;做好院内外、上下级的沟通协调。

五、 协助院领导草拟各类院公文、计划、总结及报表,负责有关宣传工作。

六、 协助院领导作好年终分配工作。组织协调年终酬金发放工作;邮电费、电话费、办公费、车公里数的管理。

七、 协助学院和实验室领导做好实验室参观、检查的后勤服务工作。

八、协助学院党政领导处理一些突发事件和重大事项,负责有关资产的管理和后勤、基建的协调工作。

九、 完成领导交办的其它工作。


 

科研和国家重点实验室秘书岗位职责:

具体岗位责任人:李 勤 电话:028-84078874

一、 国家重点实验室的各类日常管理:实验室项目的立项登记、项目实施情况的管理;实验室的财务、资产造册登记、设备添置、维修等后勤服务,实验室研究人员信息系统中的基本信息的录入。

二、 各类外事活动联系、接待、服务和记录。包括各类参观、使用国家重点实验室的联系、接待、服务和记录。

三、 各类科研、科技开发项目的日常管理。包括收集、公布科研、基金信息,协助组织各类科研与基金的申报工作;搜集、整理、录入和网上发布与科研项目、学术论文和专著、科研报告、科研项目的获奖情况的有关的各类信息。科研和国家重点实验室各类报表的填写和上报。接待、组织外来科研、生产任务的实施。协助主管科研工作的副院长制定项目申请指南以及各类与重点实验室和科研方面文件的编写。

四、 各学会的日常管理。学会材料分发,会议准备及服务等;科研、学会的各类会议的后勤服务。

五、 教职工各类晋升材料、科研报奖材料的组织、整理、上报。

六、 各类学术会议和学术报告的后勤服务工作。

七、 完成领导交办的其它工作。


 

安全与勤杂管理秘书岗位职责:

具体岗位责任人:张 畅 电话:028-84078874

一、通知各种会议召开的时间、地点与参会人员。做好各种会议、来电、通知的记录。

二、各类文件的收发、登记、送领导传阅、公示、分类装订、归档及提供查阅。

三、各类服务工作(如报纸、信件、学校文件的收发等)。

四、负责理化楼1—4楼环工学院所辖区域、工程地质楼、勘察技术与工程专业实验室日常清洁管理、督促清洁工做好以上区域的保洁工作;配合保卫处做好学院安全消防工作;

五、负责理化楼二楼厕所的保洁管理工作,确保厕所清洁卫生、设备正常运行。

六、陈列室、会议室、学术报告厅的管理、卫生打扫及日常维护;环工院周边环境监理(如卫生、安全、安静等),并做出处理,或把情况上报有关院主管领导。

七、完成领导交办的其它工作。


 

图书情报管理秘书岗位职责:

具体岗位责任人: 电话:028-84078874

一、资料室日常管理:资料的订购(包括个人的报刊订购)、院报刊、信件的收发。及时公告最新资料。

二、资料的编目、摘要、借阅和报刊的开架阅览。

三、科技资料的编目、登记、归类、存档及借阅、查询。

四、各类学生毕业论文(设计)、试卷的收集、登记、存档。

五、各届毕业答辩材料(表格)的统计、存档。

六、教学、科研的材料的登记、编目、存档及提供调阅。(包括软盘、图件等)所有资料建数据库,实现计算机管理、查阅和建电子资料室。协助主管研究生的副院长和办公室主任完成研究生课程的安排和研究生的日常管理。

七、学校、学院文件的收集登记、存档、保管。

八、提出资料室的发展规划。

九、完成领导交给的其它工作。


 

研究生管理秘书岗位职责:

具体岗位负责人:査凤妹 电话:028-84078874

一、负责研究生的日常教学管理。研究生的排课、开题、中期报告、答辩的后勤服务、资料收集汇总、送交、存档。

二、协助院领导做好研究生考生的面试接待、联系等工作,负责做好研究生的有关注册、报到工作。

三、配合院领导、院办主任做好教师的研究生工作量的统计,课酬的计算等工作。

四、协助计财处、研究生院做好研究生的收费工作。

五、配合学院党政及研究生导师积极开展研究生日常工作和学位委员会有关工作,并负责与研究生院做好有关联系、接洽工作。

六、参与学院外宾来访、会务等接待工作。

七、协助院办主任做好有关宣传、文秘工作。

八、完成领导交办的其它工作。